Saiba o que fazer em casos de adiamento de viagens corporativas.
O adiamento de viagens corporativas é mais comum do que muitos gestores acreditam. Mas se trata de um acontecimento que pode fazer com que a empresa perca tempo e dinheiro. Entretanto, existem algumas medidas que podem ser adotadas pelos administradores durante a gestão de viagens para evitar prejuízos decorrentes de tais adiamentos.
Neste artigo, você encontrará o que é preciso ser feito caso o gestor ou um dos colaboradores depare-se com o adiamento de viagens. Leia e aprenda!
Faça reagendamentos
O primeiro passo é remarcar o voo para uma data mais próxima. Nesse caso, é necessário reagendar as demais passagens que dependam da viagem anteriormente programada. Por exemplo, se um colaborador precisa viajar para um país X e voar para um local Y no dia seguinte, a empresa deve remarcar ambos os voos.
A organização pode preparar-se para esse imprevisto, preferindo adquirir voos que possam ser alterados sem custos adicionais. Apesar dessa opção ser um pouco mais cara que as passagens comuns, ela evita surpresas desagradáveis e custos decorrentes dos adiamentos. Lembre-se, também, de fazer o reagendamento dos hotéis em que o colaborador repousaria. Aqui, a empresa deve analisar a política de cancelamento ou adiamento do estabelecimento.
Negocie com agências de viagens ou companhias aéreas
Na hipótese de seu negócio não ter adquirido bilhetes com direito à remarcação, e o adiamento seja solicitado pela sua empresa, as agências de viagens ou companhias aéreas podem cobrar uma multa para evitar prejuízos em razão da vaga não preenchida no avião. É importante que o gestor negocie com as empresas para tentar eliminar ou reduzir o pagamento dessa multa.
Considere o período de pandemia
Com o intuito de minimizar a propagação do coronavírus, muitos governos adotaram medidas para restringir voos. Isso causou o cancelamento e adiamento de inúmeras viagens corporativas ou de lazer. Porém, algumas companhias aéreas oferecem compensações aos seus clientes que abandonam ou remarcam suas viagens — o que varia de acordo com cada organização.
Por exemplo, se uma viagem foi adiada em razão da COVID-19, e a companhia aérea ofereceu a troca de passagem, o dia de voo escolhido poderá ser qualquer um dentro de um ano, independentemente se a data foi definida em um período de alta temporada.
Tenha um software de gestão
Viagens corporativas são investimentos que geram grandes retornos financeiros às empresas, mas há muitos custos que precisam ser gerenciados. Para garantir o cumprimento da política corporativa e minimizar os gastos das viagens, é fundamental que a empresa implemente um software de gestão especializado.
Com essa tecnologia, os administradores poderão fazer controle de bilhetes não voados (ticketing tracking), saberão de forma clara e precisa quais viagens foram adiadas, para quando elas foram remarcadas, quais foram reembolsadas, entre outros benefícios.
No cenário atual de pandemia do coronavírus, o adiamento de viagens corporativas tornou-se mais comum, e as empresas devem tomar medidas para minimizar os danos causados às finanças. Contudo, com as nossas dicas, você conseguirá alcançar essa meta e ampliar o controle sobre os voos.