Os desafios do Travel Manager no cenário atual.
Estamos vivendo um cenário de desafios, um mundo transformado.
Poderíamos até dizer que este novo cenário é somente fruto do atual momento que vivemos decorrente da pandemia ocasionada pela COVID-19, mas não é.
Os desdobramentos dos últimos meses aceleraram o olhar para uma mudança que já precisávamos ter feito lá atrás.
Este cenário atual fez e está fazendo com que todos enxerguem essa necessidade imediata de mudança. Provocou nas pessoas e organizações a necessidade de reagir rapidamente e olhar para o que fazer diferente.
Seria leviano, no entanto, dizer que a pandemia não trouxe nenhuma mudança já que seus impactos estão sendo significativos, provocando uma crise em várias esferas da sociedade, gerando alterações no nosso comportamento, consumo, na maneira de fazer negócios, além de trazer à tona outras necessidades que até então não nos eram relevantes. Teremos o marco do antes e pós-covid.
Por isso, precisamos aceitar que o mundo mudou e olhar o futuro de cabeça aberta.
E os desafios do Travel Manager/Gestor de Viagens neste cenário?
Ficou ainda mais evidente a necessidade de uma atuação mais estratégica e menos operacional. O mundo já vinha mudando em uma velocidade muito grande, mas agora vivemos a era da incerteza e os desafios estão muito mais constantes. Por isso, o Gestor de Viagens precisa, sobretudo, ser capaz de se adaptar às mudanças.
Ser ágil não é ser veloz, é ser capaz de se adaptar às mudanças
E como o Travel Manager/Gestor de Viagens deve reagir a tudo isso?
Construção conjunta
Esse mundo que já vem transformado traz o aprendizado que não devemos construir nada sozinhos. Precisamos estar abertos a receber do outro e construir junto com ele. Essa é uma das premissas do Design Thinking, conhecer a dor do outro, apaixonar-se pelo desafio e não pela solução e, só a partir daí construir em conjunto ações que resolvam essas dores.
Algumas dicas do que fazer:
- Fazer um mapeamento das áreas da empresa, stakeholders e viajantes. Quem são? Que tipo de informação eles consomem? Qual sua necessidade de viagem para a Empresa e o que muda agora?
- Que áreas precisam estar envolvidas nesta construção conjunta? Risk, Segurança, RH, Health, Financeiro, etc.
- Conversar com os viajantes e stakeholders, assistentes e Business Partners vai trazer insights relevantes para essa construção conjunta. Pode ser em forma de entrevista, pesquisa, bate papo como funcionar melhor para ambos. Uma boa opção é fugir das pesquisas, e direcionar as conversas fazendo perguntas setorizadas de múltipla escolha. Experimente fazer duas perguntas 1- O que é relevante para você considerar a sua experiência com viagens corporativas incrível e 2- O que não pode acontecer de jeito nenhum em uma viagem. São duas perguntas abertas que trazem o viajante para essa construção conjunta e o resultado é realmente surpreendente.
Para conhecer como o viajante está se sentindo frente à pandemia, inclua mais duas perguntas:
1- O que você espera da empresa para a retomada das viagens corporativas no pós-pandemia.
2- O que muda nas suas viagens corporativas no pós-pandemia?
Sensibilizar o C-Level para a atividade estratégica de Viagens Corporativas na empresa
É sabido que na maioria das empresas, as viagens corporativas são vistas como uma atividade operacional. Então como fazer para mudar isso?
Para muitas empresas, viagem representa um dos principais gastos, mas para outras o C-Level está mais inclinado a olhar, por exemplo, para a linha de gastos em tecnologia com o gasto em viagens não sendo relevante.
Esse cenário da “Era Covid” pode trazer uma alteração na maneira como se enxerga o gasto com viagens corporativas, uma vez que obrigou a empresa a olhar mais de perto para essa linha.
Em primeiro lugar, se queremos mudar algo ou o outro, devemos olhar para nós mesmos. Já passou da hora de mudar o mindset. Não há mais espaço para um mindset fixo que leva a pensamentos e atitudes como “Isso é muito difícil, melhor nem tentar” e comportamentos como desistir facilmente frente aos obstáculos, evitando desafios. Precisamos aceitar que erros são parte do processo e que serão mais uma fonte de aprendizado, aceitar os desafios, perseverar frente aos obstáculos e desenvolver as habilidades necessárias para esse novo mundo (não nascemos sabendo tudo!).
A partir do momento que se está disposto a tentar, deixando de lado principalmente a mentalidade de “isso não vai dar certo” é que as grandes coisas acontecem.
Devemos aproveitar que estamos em um momento propício para realizar testes. Quando fazemos experimentos, temos a probabilidade de dar certo ou errado, mas provar os experimentos é necessário. Um dos melhores argumentos para convencer o outro a mudar é o resultado de um experimento.
E os gestores de viagem precisam abraçar desafios e serem os agente da mudança.
Comece pelas entregas do seu Programa de Viagens:
- Desenhe um Programa de Viagens Corporativas cujo objetivo esteja alinhado ao objetivo estratégico da empresa;
- Implemente indicadores para medir a entrega deste resultado:
- Só faz sentido medir aquilo que gera resultado. Para implementar um indicador pergunte para onde ele vai te levar.
- É necessário medir aquilo que entrega o resultado esperado de acordo com o objetivo do Programa de Viagens estabelecido que, por sua vez, está alinhado ao objetivo da empresa para o período.
- Com a mudança da maneira de enxergar custos na “Era Covid” pode ser que seja necessário olhar para o Programa de Viagens e entender quais indicadores vão levar à redução de custo e para então implementá-los. E, provavelmente, não serão os mesmos utilizados anteriormente para o mesmo objetivo de redução de custos.
- Apresente os resultados para os stakeholders periodicamente;
- Faça uma apresentação ao C-Level da empresa, contendo:
- Objetivo do Programa de Viagens para o ano;
- Objetivo do Programa de Viagens para o quarter;
- Onde estamos e o que fizemos para chegar até aqui;
- O que estamos fazendo;
- O falta fazer para entregar o resultado e onde queremos chegar.
Evite a tendência natural de complicar as coisas! O simples convence.
O uso da tecnologia no apoio ao Programa de Viagens
Não é de hoje que a tecnologia tem um papel fundamental para as empresas, pessoas e negócios. Na era da Revolução Digital vimos um mundo transformado pela convergência tecnológica e precisamos que tirar ainda mais proveito disso.
Mas não é por isso que vamos implementar tudo o que nos for apresentado e acreditar que com isso traremos inovação para nosso Programa de Viagens.
É crucial conhecer as dores que queremos resolver e, com isso, buscar a(s) tecnologia(s) que pode(m) apoiar da maneira mais eficaz, reduzindo custo, melhorando processos, mitigando erros, trazendo transparência e uma melhor experiência para o usuário.
Existem excelentes soluções no mercado.
Qual a melhor solução para mim?
- Mapeie seu processo e identifique os gargalos existentes;
- Segmente seu mapeamento no pré-trip, trip e pós-trip
- Desenhe um escopo técnico e funcional para solução destes problemas;
- Faça uma RFI (Request for information) com as empresas no mercado que oferecem soluções para seus problemas;
- Equalize em um Scorecard;
- Selecione as empresas que apresentam solução mais próxima para resolver seus problemas. Converse com essas empresas;
- Calcule o ROI (Return on Investment);
- Liste os benefícios.
Com o mapeamento do seu processo você vai entender que tipos de tecnologias pode buscar. Você precisa de um OBT (online booking tool)? De uma ferramenta de Expense? Alguma ferramenta para gestão e controle de processos? Tracking de viajantes?
Em um mundo transformado e com tantas incertezas é difícil prever o futuro. Até ontem, os desafios eram previsíveis e as possíveis soluções eram conhecidas.
A pandemia explodiu o movimento acelerado de transformação que já vínhamos vivendo, por isso precisamos mudar nosso mindset, estar atentos às mudanças que ainda estão por vir e ser capazes de nos adaptar com agilidade.
Ter um Programa de Viagens estruturado vai te ajudar nisso, vai te dar uma diretriz. O cenário é de desafios, o mundo está transformado, esteja preparado para isso!