Temos uma política de viagens, e agora?
Temos uma política de viagens na nossa empresa, e agora?
A política de viagem representa um esforço coletivo das empresas para controlar custos e aumentar a produtividade na gestão de viagens corporativas.
Ter o documento e não praticar as regras ou ter muitas regras e não consolidar um documento oficial são grandes obstáculos para quem deseja melhorar resultados.
Como primeiro passo, falamos no post anterior sobre a importância de se fazer uma boa implantação da política de viagens, deixando toda a empresa familiarizada com a nova política e os benefícios que ela trará, garantindo um alto nível de comprometimento.
Também é necessário o envolvimento de todos os setores e níveis hierárquicos com ela. É importante salientar que o engajamento e o exemplo dos líderes impacta diretamente no comportamento dos colaboradores e nos resultados do setor de viagens corporativas de uma empresa. Os colaboradores estão sempre “antenados” ao que acontece a sua volta.
As regras e exceções não devem ser muitas para não dificultar o processo. Deve-se automatizar ao máximo para agilizar os fluxos de aprovação, de forma que eles não se tornem manuais, uma vez que esses demandam mais tempo dos colaboradores, dificulta o controle, aumenta as chances de erro e cria custos desnecessários.
Por fim, mas não menos importante do que todos os tópicos abordados acima, deve-se pensar no acompanhamento e mensuração dos resultados, da performance e dos impactos nos custos. Deve-se definir quais números importam para a sua empresa e automatizar esses relatórios, emitir avisos de aproximação de budget antes que esse seja atingido, estar atento aos departamentos que mais demandarem necessidades especiais ou desvios de regras, sempre com objetivo de educação e correção e nunca o de punição.
Existem empresas que possuem um plano de incentivo para o colaborador que melhor cumprir as regras da política de viagens (pedidos de reservas com bastante antecedência, entrega dos relatórios de gastos antes do prazo, etc). Pode ser uma parceria com um restaurante, oferecendo um jantar para o colaborador e seu convidado por mês, algo simples e barato que pode envolver todos da empresa.
A Personalize Turismo poderá te ajudar a criar ou revisar sua política, definir relatórios, melhorar a gestão das viagens. Converse com o nosso departamento comercial para saber sobre as melhores práticas do mercado.