O Futuro das Viagens Corporativas é Colocar as Pessoas (e não as Políticas) em Primeiro Lugar.
O custo é uma consideração importante ao projetar um programa de viagens corporativas. Cada vez mais as organizações estão compreendendo que políticas mais inteligentes não são apenas sobre como economizar dinheiro. A política moderna de hoje deve levar em conta a crescente demanda dos funcionários por maior poder de escolha, maior conveniência e melhor suporte ao viajante.
Não há dúvidas de que as viagens de negócios são uma atividade valiosa para organizações em quase todos os setores e empresas. O benefício mais óbvio é financeiro, acumulando-se na forma de novos negócios, aumento de receita ou uma base crescente de clientes. Mas muitos outros benefícios nas viagens corporativas são igualmente poderosos e menos facilmente mensuráveis: a chance de promover uma melhor colaboração dos funcionários, a capacidade de conduzir reuniões pessoalmente, um aumento no moral dos funcionários e a oportunidade de atrair e reter grandes pessoas na equipe.
No entanto, para todas essas vantagens, as empresas envolvidas em viagens de negócios enfrentam hoje um conjunto crescente de desafios que ameaçam minar seus ganhos obtidos com dificuldade. As políticas e ferramentas que eles usam para ajudar os funcionários a planejar, reservar e gerenciar viagens de negócios nem sempre são projetadas para o funcionário viajante. Muitas políticas priorizam a economia financeira em detrimento da satisfação e da conveniência dos funcionários, levando a uma situação que coloca as políticas sobre as pessoas – geralmente resultando com consequências inesperadas.
A maioria dos executivos concorda que economizar dinheiro é uma meta essencial da política de viagens de negócios. Mas quando é priorizado às custas da experiência geral do viajante de negócios , muitas vezes ele pode deixar os funcionários em “maus lençóis”. A rotina de viagens a trabalho já é estressante, seja devido aos atrasos nos voos, o tempo longe de casa, a alimentação insalubre ou horários de sono interrompidos. Mas quando combinadas com políticas que não levam em conta as necessidades dos funcionários, esses fatores podem ser agravados, levando a funcionários frustrados, aumentando o absenteísmo, diminuindo a produtividade e aumentando os custos médicos.
O que os viajantes de negócios realmente querem das políticas de viagens de sua empresa? As empresas têm feito o suficiente para entender as possíveis vantagens e desvantagens de suas decisões políticas sobre os viajantes? Examinamos algumas das consequências abaixo e, em seguida, oferecemos algumas estratégias para ajudar as organizações a criar mais políticas de viagens para as pessoas/viajantes no futuro.
A perspectiva do empregado
O que os funcionários realmente querem de suas organizações enquanto estão “na estrada”? De acordo com os resultados da pesquisa de 2018 da TripActions e da Skift, é tudo sobre ter acesso a ferramentas convenientes e suporte oportuno quando há um problema. Quando os viajantes de negócios foram questionados sobre seus maiores desafios de viagem de trabalho na pesquisa da TripActions, os vôos atrasados ou cancelados foram o problema número um, mencionado por 55% dos entrevistados. Outros 46% mencionaram voos perdidos, enquanto outros 34% mencionaram o estresse relacionado à reserva.
Apesar desses estresses, muitos funcionários também acreditam que as políticas de sua empresa estão agravando as dificuldades associadas a esses problemas. Na mesma pesquisa da TripActions, quando os funcionários foram questionados sobre a maior frustração com a atual política de viagens da empresa, mais de 40% disseram que era a exigência de reservar sua viagem por meio de uma ferramenta fornecida pela empresa. Enquanto isso, outro terço dos entrevistados disseram não ter flexibilidade para priorizar suas preferências pessoais de viagem, a segunda resposta mais popular.
Esses resultados são reforçados pelas descobertas da pesquisa de 2018, da Skift, que revelaram o crescente desejo dos trabalhadores em viagem de ter acesso a ferramentas mais amigáveis ao consumidor. Mais de 41% dos entrevistados no questionário da Skift disseram que as ferramentas fornecidas pela empresa não eram tão boas quanto as usadas em viagens de lazer, enquanto 1% disse que as ferramentas de viagem de negócios da empresa eram “melhores”. A urgência foi a constatação de que mais viajantes a negócios estão buscando serviços de “economia compartilhada” como Airbnb, Lyft e Uber: quase 69% dos entrevistados disseram que às vezes usam essas plataformas durante viagens de negócios.
Cada uma dessas respostas sugere que os tomadores de decisão de política de viagens podem precisar considerar se as regras e o conjunto de ferramentas atuais estão atendendo adequadamente às necessidades dos funcionários.
A perspectiva da empresa
As ramificações das decisões de política de viagens de negócios não afetam apenas os trabalhadores: elas também desempenham um papel importante no sucesso geral da empresa. Embora o desempenho financeiro seja frequentemente a métrica mais importante usada para determinar o ROI, atualmente um número crescente de empresas também está considerando o impacto das decisões de política de viagens de negócios em outras áreas, como recursos humanos e cultura organizacional.
É importante que as empresas entendam que as viagens de negócios pesadas não são ótimas para a saúde dos funcionários. A Harvard Business Review publicou um estudo no início deste ano, citando uma pesquisa da Escola de Saúde Pública da Universidade de Columbia, que analisou o impacto das viagens de negócios mais frequentes (14 ou mais dias viajando por mês). Viajantes mais frequentes tinham, em média, um índice de massa corporal significativamente maior, relataram pouco ou nenhum exercício e demonstraram sintomas clínicos relacionados a problemas de saúde mental, como ansiedade, depressão e dependência de álcool.
Além disso, o foco crescente no “equilíbrio entre vida pessoal e profissional” continua sendo uma área crescente de preocupação.
Os funcionários estão pensando em como podem priorizar hábitos saudáveis enquanto viajam para o trabalho, e isso significa que as organizações também devem fazê-lo como resultado.
Talvez a maior consequência não intencional de programas de viagens de negócios mal concebidos seja o impacto negativo que isso tem sobre a capacidade de uma organização contratar e reter grandes trabalhadores. Os dados da pesquisa da TripActions mostram que 90% dos funcionários veem as viagens de negócios como um “privilégio” de seu trabalho. No entanto, quando a política de viagens é projetada com a linha de fundo da organização como a meta principal – às custas da satisfação do funcionário – ela pode transformar facilmente esse benefício popular em uma dor. De acordo com um artigo de 2017 na Forbes 31 por cento das empresas disseram ter recebido pedidos de funcionários para isenções relacionadas à política de viagens. Não se deve presumir que esse número indica que “31% dos funcionários querem se comportar mal”, mas deveria haver uma mudança no pensamento do empregador: os funcionários provavelmente querem fazer a coisa certa, se receberem os parâmetros certos, mas a organização deve prestar mais atenção em quais são esses parâmetros. E as necessidades dos funcionários devem estar na frente e no centro ao fazer tais determinações.
De acordo com os dados da TripActions, 50% dos funcionários “desrespeitaram” a política de viagens da empresa, reduzindo a visibilidade das empresas quanto aos hábitos de consumo e criando novos problemas relacionados a áreas como compliance e preocupação em economizar. As taxas de adoção são um indicador importante de que a política da empresa e as pessoas da empresa estão alinhadas. Políticas inteligentes reforçarão a excitação e a capacitação sentidas pelos funcionários quando eles viajam para o trabalho, dando-lhes mais opções e flexibilidade, mais suporte e ferramentas mais fáceis de usar. Caso contrário, essas políticas correm o risco de criar o problema exato para o qual foram projetadas: custos de viagens desenfreados.
Como criar uma política de viagens que dê mais importância aos viajantes:
Até agora, deve ficar claro que as atuais políticas de viagens de negócios não estão servindo aos trabalhadores ou a seus empregadores. Mas que estratégias as organizações podem usar para criar mais políticas que priorizem os viajantes? Embora haja uma ampla variedade de soluções que variam de acordo com o tamanho, orçamento e as metas de viagens de negócios, aqui estão três recomendações:
- Faça das preferências do viajante o ponto focal: Procure tornar as ferramentas de reserva da empresa mais personalizadas, eficientes e fáceis de usar pelos funcionários. Isso não apenas encorajará o cumprimento de políticas e aumentará a tranquilidade dos viajantes, mas também aumentará a conveniência. Isso pode ajudar a reduzir o tempo necessário para reservar uma viagem de trabalho típica, de uma hora a alguns minutos.
- Dê aos viajantes o poder de escolha: ofereça aos viajantes uma grande quantidade de inventário e permita que eles selecionem suas preferências. Assim como as ferramentas amigáveis ao consumidor utilizadas pelos viajantes de lazer, os funcionários esperam que o acesso a um mercado mais amplo de opções e opções, como serviços de economia compartilhada.
- Dê aos viajantes o apoio de que precisam enquanto estiverem em trânsito: seja proativo quando algo der errado (um atraso de voo, uma mudança repentina). Informe antecipadamente os viajantes sobre os problemas e forneça uma variedade de opções de contato via celular e bate-papo que são amigáveis para viajantes em movimento. Por último, mas não menos importante, o toque humano é fundamental: certifique-se de que um agente de viagem esteja sempre de prontidão para ajudar se os planos mudarem.
O processo de criar uma verdadeira política de viagens de negócios em primeira pessoa é muito parecido com uma viagem de trabalho em si – nem tudo está indo de acordo com o planejado. Mas mantendo-se flexíveis, projetando uma estratégia inteligente e adaptando-se às condições no terreno, as organizações podem garantir que essa atividade vital ajude sua empresa e seus funcionários a crescer e prosperar no futuro.
por TripActions + Skift – 26 de setembro de 2018, 10:00 h
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