Definindo uma Política de Viagens eficaz
Vamos começar falando sobre a política de viagens de uma empresa e seus objetivos.
É importante salientar que a política de viagens deve valer para todos os níveis hierárquicos da empresa (podem haver condições especiais para cargos e departamentos, mas todos devem seguir as condições previamente estipuladas) e para qualquer que seja o motivo da viagem: busca por novos negócios, manutenção de clientes, treinamentos, visita à sede da empresa em outra cidade, participação em feiras e eventos, viagens de incentivo, reuniões, integrações, lançamento de produtos, festas promocionais e ações de marketing.
A política de viagens corporativas visa não somente obter economia significante nas compras de produtos e serviços de viagens, como garantir a segurança e bem-estar dos funcionários e clientes viajantes e agilizar processos, diminuindo trabalho e tempo dispendido pela empresa com serviços em viagens.
Para se criar uma política de viagens eficaz, é importante envolver e engajar todos os departamentos diretamente impactados: financeiro, TI, RH, compras, controladoria e pelo menos um representante que viaje com frequência. Esta multidisciplinaridade vai enriquecer e minimizar as chances de revisões desse processo.
Definida a equipe, torna-se necessário definir os serviços necessários para atender os viajantes de sua empresa, como: Passagem aéreas, diárias em hotéis, aluguel de carro, táxi, refeições, câmbio, telefonia móvel, cartão de crédito, entre outros. Mas lembre-se de focar no que realmente é condizente com a realidade e necessidades da sua empresa. Por exemplo, caso não façam viagem ao exterior, não há necessidade de prever os serviços de câmbio.
A Política de Viagens deve ser concisa e as normas devem ser claras e não permitir diferentes interpretações.
É importante desenhar o fluxo de aprovação: como ocorrerá e quem serão os responsáveis por aprovar ou não viagens. Deixar designado quem irá tratar as exceções. Definir formas de pagamento possíveis, prazos de solicitação, valores ou condições específicas para diferentes níveis hierárquicos e como e quando deverão ser feitas as prestações de contas. Esses seriam os itens primordiais para uma boa política de viagens, mas as condições podem ser inúmeras, solicite uma visita de nosso departamento comercial para maiores informações.
Para uma boa implantação, é importante deixar toda a empresa familiarizada com a nova política e os benefícios que ela trará, montar uma apresentação bem didática ou fazer uma breve reunião de apresentação ajudará no envolvimento e comprometimento de todos.
Acompanhe o desempenho da Política de Viagens. Defina as medições necessárias (quais relatórios e suas periodicidades) e os responsáveis por estes controles. Lembre-se de não incluir na Política de Viagens regras que não possam ser medidas ou controladas.
Por fim, lembre-se de manter a Política de Viagens atualizada de acordo com a realidade atual da empresa.
Vamos marcar uma reunião para apresentarmos as melhores práticas do mercado?
Obrigada por sua atenção.
Equipe Personalize Turismo