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Perso News

13 de agosto de 2018

A carreira do Gestor de Viagens Corporativas

 

As viagens corporativas podem desempenhar um papel importante nos negócios de empresas nacionais e multinacionais. Apesar do avanço da tecnologia, muitas empresas acreditam nas reuniões presenciais, onde o “face to face” com clientes ou fornecedores tornam as negociações bem sucedidas. Em muitos casos, companhias com escritórios espalhados em diversas cidades, estados ou países, precisam de interação entre os seus times e recorrem às viagens para manter a sinergia e objetivos ajustados.

Como a viagem desempenha um papel importante no funcionamento do negócio, muitas empresas consideram a possibilidade de ter um gestor de viagens corporativas. Alguém nessa função pode organizar e gerenciar todos os preparativos e despesas de viagem.

Ser um bom gestor de viagens e despesas corporativas, no entanto, está longe de ser fácil, já que sofre a influência de vários fatores. Desde a negociação de acordos com fornecedores, companhias aéreas, estadia e a definição de políticas de viagens até o rastreamento dos viajantes internacionais, entre tantas outras funções.

O que faz um gestor de viagens e despesas corporativas?

Um Gestor de viagens corporativas não deve ser confundido com um agente de viagens, suas atividades estão focadas em seguir os parâmetros e políticas da companhia e obter resultados tanto de savings quanto de satisfação dos viajantes.

Ele, na verdade, é responsável por garantir que as necessidades de viagem de um colaborador sejam organizadas de acordo com o orçamento, segurança, eficiência e horários.

Os deslocamentos a trabalho em determinadas situações podem gerar grandes despesas para as organizações que dependem de viagens corporativas para administrar seus negócios, por isso, vale a pena torná-las estáveis.

Um Gerente deste segmento precisa de experiência e conhecimento em todas as áreas, desde as reservas iniciais até a resolução de problemas enquanto a sua equipe estiver em campo.

Quais são as atividades envolvidas?

Quase tudo nos negócios se resume a lucratividade e menos gastos e as viagens de negócios não são diferentes. Então, para os gestores de viagens corporativas existem muitas metas e objetivos dentro do ambiente corporativo.

1. Controlar as despesas de viagem

Um gestor de viagens corporativas controlará o dinheiro gasto na contratação de viagens dos funcionários da maneira mais econômica possível.

Eles entendem que um colaborador deve se sentir confortável quando viaja, portanto, não se trata necessariamente de reservar os voos ou acomodações mais baratos. Ao invés disso, poderá negociar com um fornecedor de viagens para obter as melhores tarifas disponíveis.

2. Conformidade com contratos e políticas

A maioria dos acordos de viagem envolverá boa impressão dentro do contrato. O gerente de viagens corporativas garantirá que a política e os contratos sejam respeitados, além de fazer questão de que sejam benéficos para a empresa.

O que é importante para que uma empresa cumpra suas obrigações contratuais com um fornecedor.

3. Planejar com antecedência

Os funcionários que viajam terão uma série de requisitos para garantir que a viagem atinja os resultados de trabalho apropriados. Um gerente de viagens reduz o estresse, e os pontos de atrito, ao tomar todas as providências necessárias e fazer a pesquisa de viagens em nome da equipe.

Isso reduz as chances de voos perdidos ou de reservas de sala de reunião perdidas – tudo é feito com antecedência e verificado novamente. A conferência, reunião ou visita ao local será profissional, bem organizada e pontual graças ao planejamento antecipado.

4. Produtivo para todas as partes

Um gerente de viagens pode aumentar a satisfação dos funcionários. Com um trabalho a menos de administração, o funcionário tem mais tempo produtivo para trabalhar.

Os arranjos necessários para viagens de funcionários incluem:

  • obter vistos e / ou documentação necessária para o destino
  • reservar imunizações, se necessário
  • serviço de motorista do local de residência do funcionário para o aeroporto
  • voos
  • serviço de motorista ou aluguel de carro no destino
  • custos de acomodação
  • seguro de viagem
  • subsídio de viagem para alimentação e outras despesas durante a viagem de negócios

Um gerente de viagens corporativas é a pessoa responsável por manter todos esses fatores no caminho certo, bem como resolver quaisquer problemas se a organização da viagem der errado.

Como se tornar um profissional qualificado para o mercado de viagens corporativas?

Alguns gestores são naturalmente talentosos para o papel, mas as pessoas devem aprender e desenvolver as habilidades necessárias para atingir seus objetivos. Geralmente, quem atua nesta área tem formação superior em administração, turismo ou pós na área de gestão de negócios.

Embora existam muitas habilidades, os cinco itens a seguir são os atributos mais importantes para quem quer iniciar uma carreira neste setor.

1. Habilidades Interpessoais

O sucesso ou o fracasso de um gestor de viagens corporativas depende de quão bem ele se envolve com a sua equipe. Cada departamento de uma empresa terá um envolvimento no processo de aquisição, entrega e pagamento de viagens para os membros da equipe.

Os gerentes de viagens devem garantir que eles tenham o pessoal correto envolvido desde o início e que possam identificar os diferentes objetivos e necessidades dos viajantes para atender às metas corporativas.

2. Conhecimento da Área

Em um papel tão diversificado e complexo quanto esse, a amplitude dos desafios que enfrentam significa que eles devem ser bem versados ​​em todos os assuntos para que possam competir no ambiente da indústria de viagens.

Ter domínio das mais recentes ferramentas OBTs (Online Booking Tools), serviços, práticas e processos permitirá superar desafios, melhorar a eficiência de programas e aumentará a segurança dos viajantes corporativos.

3. Expertise em Negociação e Influência

A capacidade de negociar e influenciar partes interessadas e fornecedores garantirá que essas transações sejam benéficas para todos os envolvidos.

Criar e aplicar políticas de viagens é uma das principais responsabilidades dos gerentes de viagens.

Ao lidar com fornecedores, negociações efetivas podem proporcionar aos viajantes melhores ofertas e acomodações mais confortáveis, resultando em melhores experiências de viagem.

4. Tomada de Decisão Analítica

Hoje, o ambiente de viagens corporativas está mudando tão rápido que se tornou cada vez mais volátil. Assim, os gerentes de viagens corporativas devem estar prontos para reconfigurar suas prioridades estratégicas com rapidez e de forma assertiva.

A fim de tomar decisões críticas de negócios, eles precisam ser capazes de explorar os dados e informações à disposição deles. À medida que a experiência analítica cresce, os gerentes de viagens podem otimizar seus processos de viagem ao longo do tempo e aprender a inovar.

Lembre-se: o desafio é constante

Construir relações com fornecedores de viagens é um aspecto importante para organizar viagens para os colaboradores. Ter uma pessoa de contato regular para conversar sobre reservas e serviços que sabe que pode confiar, proporciona total tranquilidade para viagens de negócios e contar com as mais recentes tecnologias das ferramentas OBTs podem garantir o seu sucesso.