Em um mundo no qual alguns dos termos da moda são “empoderamento”, “horizontalização”, “sustentabilidade”, “economia compartilhada” e “experiência de uso”, as políticas de viagens corporativas se transformaram em um “conjunto de regras impossível de cumprir” ou elas estão preparadas para acompanhar este novo momento?

Ao pensar em política de viagens, automaticamente somos tentados a pensar em menor valor de tarifa, antecedência de compra, e outros fatores que influenciam no valor de somente um dos itens da viagem, não importa se é um voo, um hotel ou uma locação de carro. Em alguns cenários nos preocupamos ainda com a segurança do viajante, mas limitamos esta preocupação a furacões, tsunamis, atentados terroristas ou guerra civil.

Mas, e o bairro em que o hotel mais barato está localizado? É seguro? A menor tarifa do voo parte de um aeroporto fora da cidade que exige 2 horas a mais de deslocamento do seu executivo no meio de um dia de trabalho? É mais econômico para a empresa que o funcionário viaje um dia antes e fique num hotel? E os custos com refeição, foram somados? O viajante comprou a menor tarifa para sua viagem, mas o compromisso foi desmarcado e a tarifa não era reembolsável?

Estas perguntas não são novas. Já deveriam fazer parte de todas as políticas de viagens. O que começa a mudar é que as pessoas querem ter maior liberdade e opções de escolha para aproveitarem uma experiência melhor durante sua viagem corporativa. E nem sempre a MENOR tarifa é a MELHOR tarifa.

Quando se aplica o conceito de “empoderamento” e “horizontalização”, estamos dizendo que as pessoas são responsáveis e capazes de tomar decisões que não vão prejudicar a empresa, tanto sob o ponto de vista financeiro como de marca. Por que não ampliar este senso de responsabilidade às viagens corporativas, então?

Por que não transferir o controle prévio que existe hoje sobre uma viagem para uma auditoria posterior? O que isso significa? Que podem ser definidos orçamentos para as viagens corporativas para colaboradores ou departamentos, permitindo que os viajantes tomem as decisões que sejam mais adequadas a cada viagem e/ou compromisso.

Uma vez que o orçamento seja cumprido, o viajante pode optar pelo hotel de sua preferência, a cia aérea com o melhor espaço ou serviço de bordo, e o restaurante com um prato famoso, nem que ele tenha que trocar o táxi convencional pelo aplicativo de caronas para não estourar o orçamento.
A verdade é que não faz diferença para a empresa se o valor que ele vai reembolsar foi gasto com lavanderia ou com telefonemas no hotel. O que importa é que negócio tenha sido fechado, o contrato assinado, ou o equipamento consertado!

E, para ajudar nisso, os OBTs possuem ferramentas que permitem controlar o orçamento e o custo da viagem. O ARGO permite que o controle orçamentário seja aplicado em absolutamente todo o contexto da viagem, desde as passagens e hotel até as taxas cobradas pela agência e despesas do viajante. E, se os processos de aprovação da empresa exigem diferentes aprovadores para viagens e despesas, o ARGO também ajuda a consolidar o custo total da viagem através do seu EXPENSE ao permitir lançar uma viagem já existente no sistema como uma despesa, consolidando esta informação em relatórios gerenciais.

Será que não chegou o momento de usar a tecnologia disponível no OBT para desburocratizar a sua política de viagens e transformar a experiência dos seus viajantes?

Leandro Lavra, Gerente de Produtos da Argo Solutions, é engenheiro, entusiasta da desburocratização de processos e representante da ARGO no Comitê de Tecnologia e Inovação da ALAGEV.

A Personalize Turismo oferece a todos os seus clientes corporativos a ferramenta OBT Argo de mais alta gestão de viagens corporativas, controle de despesas em reembolsos (Expense).